Priskon Primas – Prüfauftrags und Informations Management System

Die webbasierte Software PRIMAS besteht grundsätzlich aus fünf Teilbereichen. Auftrags-, Prüf-Methoden-, Dokumenten-, Benutzer- und Kunden-Verwaltung. Seit 2007 Bestandteil der Akkreditierung.

Kurzübersicht:

Auftragsverwaltung:

  • Auftragserfassung
  • Angebotserstellung (Grundmodul vorhanden, Hauptmodul in Arbeit)
  • Auftragsverwaltung
  • Auftragssteuerung
    durch Teilbereiche (Einzelarbeiten), zuständige Mitarbeiter, Verantwortliche, Koordinatoren und Prüfleiter, Chemikalien, Geräte, Methoden und deren Zuordnung zum Auftrag
  • Übersicht aller Aufträge und Schnellsuche
  • Filterung nach spezifischen Arbeitsbedingungen
  • Prüf- und Übersichtsfunktion (z. B. Sekretärin) für fertige und noch nicht in Rechnung gestellte Aufträge
  • Auftragslisten für Abteilungsjourefixe / Abteilungsleiter
  • Statistikberichte nach Kundenwunsch (Abteilungsleiter, Sekretärin etc.)
  • Dateiverwaltung innerhalb der Aufträge und Teilbereich
    Messprotokolle, Zwischenberichte, Endbereichte, Angebote, Rechnungen, Kundenkommunikationsverkehr, Emails, und sonstige Dateien zentral gespeichert
  • Exportfunktion der Auftragslisten und Statistiken (Excel etc.)

Stand: Alle Aufträge seit 2004 fertig und qualifiziert eingepflegt
(vereinzelt auch früher)

 

Methoden-Verwaltung (Akkreditierungssystem):

prk_primas
  • Erfassung aller verwendeten (Prüf-)Methoden
  • Klassifizierung, Dokumentierung aller Prüfmethoden
  • Versionsmanagement von Methodenverfahren
  • Akkreditierungssystem mit Status- und Freigabefunktion
    „in Bearbeitung“, „zur Prüfung frei“, „geprüft“, „zur Akkreditierung frei“, „Akkreditiert“
  • Natlose Verknüpfung mit Dokumentenverwaltung
  • Erfassung/Führung der Methodenverfahren und schriftlichen Anweisungen, verantwortl. Mitarbeitern und Geräten
  • Übersichtlicher Aufbau und Recherchemöglichkeit durch Methoden
  • Ausarbeitung zur tägl. Anwendung und Recherche
  • Elementarer Bestandteil des Qualitätsmanagementsystems

Dokumentverwaltung

  • nahtlose Verknüpfung zu allen PRIMAS-Funktionen
  • Versionsmanagement einzelner Dokumente
  • Unterteilung in Dokumentenklassen (variabel), Grundlage der Methodenverwaltung
  • Recherchesystem durch abgelegte Dokumente
  • Elementarer Bestandteil des Qualitätsmanagementsystems
Benutzer-Verwaltung
  • Alle Benutzer der Mitarbeiter-Datenbank (Grundlage aller sonstigen Benutzergesteuerten Vorgänge – IZA, Notfall, Kantine etc.) werden nach Zugriffsrechten selektiert
  • Rechte-Zugang über Abteilungskennzeichen
  • Einzelrechteverwaltung jedes Benutzers durch Administratoren
  • Steuerung aller PRIMAS-Funktionen (vorhand – nicht vorhanden – eingeschränkt etc.) durch die zugewiesenen Rechte jedes Benutzer
  • Gruppenrechte
  • Zentrale Kennwortverwaltung
  • Speicherung persönlicher Einstellungen in PRIMAS
Kunden-Verwaltung:

  • Anbindung an IZA
  • Pflege aller PA-Kunden samt Mitarbeiter in IZA durch PRIMAS-PA
  • Autom. Teilnahme an Versendeaktionen
  • Autom. Zuordnung zur Sondergruppe PRIMAS
Auftrags-Verwaltung
Hier werden jegliche Aufträge der Abteilung verwaltet und koordiniert. Dabei kann vom Auftragstitel bis zum Kunden, der Bearbeitungszeit und dem zuständigen Verantwortlichen alles separat auftrags-, sowie kundenspezifisch angegeben und ausgewertet werden.

Somit sind auch Auswertungen möglich, wie zum Beispiel Listen aller Aufträge einer bestimmten Gruppe, eines bestimmten Kunden, oder auch alle aktuell in Bearbeitung befindlichen Aufträge. Aus Gründen der Übersichtlichkeit wurden die Listenansichten den Kundenwünschen angepasst, um die Effektivität, sowie den Zeitaufwand der Auftragssuche zu verbessern. Auch ist es möglich, aufgrund verschiedenster Kriterien, wie Jahresauswahl und Freitextsuche, die Suche noch einfacher und präziser zu gestalten.

Einzelaufträge sind unterteilt in Teilbereiche des Auftrags. Das entspricht den einzelnen Arbeitsschritten des Auftrags.

Weiterhin wurde eine Dateiverwaltung integriert. Darin werden alle zum Auftrag oder zum Teilbereich gehörigen Dateien hochgeladen. Dies beinhaltet Angebote, Zwischenberichte, Endberichte und Rechnungen. Dokumente, die nur in Papierform vorliegen, können eingescannt und somit als Bild oder PDF-Datei hochgeladen werden.
Diese Schnittstelle dient, wie auch die jeweiligen Kommentarfelder, auch zur internen Kommunikation.

Durch die gesonderte Speicherung aller Einzelkriterien eines Auftrags können Statistiken jeglicher Art generiert werden. Momentan beschränkt sich diese Funktion auf nur eine Statistik-Auswertung, kann aber jederzeit auf Wunsch erweitert werden.

Methoden-Verwaltung
Der zweite Teilbereich beinhaltet die Verwaltung aller verwendeten Methoden und deren Akkreditierung.

Methoden können mit allen Vorgaben und Bearbeitungshinweisen versehen werden. Angaben wie Messmethoden, zu verwendenden Chemikalien und/oder Geräte sind hierbei einer Methode zugeordnet und werden zukünftig als Laufzettel (Druckversion) zur Verfügung stehen.
Wichtige Informationen zur Bearbeitung sind auch für einzelne Methoden verantwortliche Mitarbeiter, sowie Koordinatoren und Prüfleiter.
Durch diese detaillierte Beschreibung einer Methode können Informationen auch den Aufträgen übermittelt werden. Somit kann ein Auftrag nur einem Mitarbeiter zugeteilt werden, wenn dieser auch als Zuständiger dieser Methode zu erkennen ist.

Die Verwaltung der Akkreditierung dieser Methoden nimmt einen zentralen Stellenwert in der Software PRIMAS ein.
Angelegte Methoden müssen einem Status zugeordnet bekommen.
Das klassifiziert, ob sich diese Methode momentan in Bearbeitung befindet, geprüft wird, oder bereits akkreditiert und freigegeben ist. Durch ein Versionsmanagement kann auch hier einer möglichen Sperrung einer Methode durch Überarbeitung vorgebeugt werden.
Somit wird nur die akkreditierte Version angezeigt, solange sich die Gesamtmethode in Bearbeitung befindet.

Dokumenten-Verwaltung
Dies entspricht in groben Zügen der Datei-Verwaltung in den Aufträgen. Allerdings gibt es auch hier ein Versionsmanagement und eine Unterteilung in verschiedene Dokumentenklassen. Diese können zur allgemeinen Verwaltung aller Dokumente (z.B. Methodenbeschreibungen, Verfahrensanweisungen, etc…) verwendet werden. Insbesondere sind diese Dateien auch Grundlage der Methodenverwaltung.

Sonstige Funktionen
Zusätzlich wichtige Funktionen und Programmierungen ergänzen die PRIMAS:
Kalender:
Auftragskalender mit täglicher übersicht, wie viele und welche Aufträge bearbeitet werden. (User-bezogen, allgemein)
Urlaubskalender:
Kalender aller beantragten und genehmigten Urlaubszeiten.
(jährliche Übersicht)
Kundenliste:
Die Kundenliste besteht auf Grundlage der Software IZA. Durch Anlage eines Kunden im PRIMAS wird dieser im Rundmail-System der IZA automatisch in die Gruppe „Primas“ aufgenommen. Somit können alle Primas-Kunden gesammelt als Gruppe angeschrieben werden und/oder an allgemeinen Serienbriefaktionen teilnehmen.
Konfigurations-Center:
Allgemeine Einstellungen, Rechtevergabe der einzelnen Mitarbeiter, Bearbeitung aller Matrizen.
Buglist:
Meldungssystem für Fehler in der Software. Hier können Fehler im System den Programmierern schnell und unkompliziert gemeldet und beschreiben werden. Die Meldungen werden abgearbeitet und damit in diesem System gekennzeichnet. Historienfunktion gibt Übersicht über erledigte Umprogrammierungen.
ToDo-List:
Offene Programmierarbeiten können hier durch verantwortliche Benutzer der PRIMAS schnell und unkompliziert beantragt werden. Die Verantwortlichen Primas-Administratoren, Abteilungsleiter und Projektbeauftragte entscheiden dann sinnvolle Ergänzungen.
Zukünftige Module:
  • Vervollständigung und Fertigstellung des Akkreditierungssystems
  • Integration der Geräteliste (neu in Entwicklung befindliche Software)
  • Programmierung einer Schnittstelle zum Haus-Bibliotheks-Systems
  • Integration von Budgetplanung aufgrund bestehender Aufträge
  • Verknüpfung zum Labordaten-System
  • Integration von Verfahren zur zentralen gesteuerten Kunden-Adressänderung via PRIMAS und IZA
  • Weiterentwicklung des Reportsystems