OQMS – OnlineQuestionnaryManagementSystem

1. Prinzipielle Zielsetzung

Das OnlineQuestionnaryManagementSystem (OQMS) wird mit dem Ziel entwickelt, aufwendige Datenflüsse und Datenverarbeitung auch großer Anzahlen von Fragebögen strukturiert, stets aktuell, schnell, einfach verwaltbar und damit kostengünstig zentral zur Verfügung zu stellen.

Insbesondere die umfangreichen Transporte von Fragebögen, vielfachen Erfassungs- und Controllingdurchläufe sollen vereinfacht und komprimiert werden.

Dabei müssen die Fragebögen in jedem Verarbeitungsprozess schnell verfügbar sein und sollen von jedem Ort via Internet schnell und effektiv zu verarbeiten sein.

Um den reibungslosen Ablauf der Erfassungs- und Controllingverläufe zu sichern, Abläufe stets im Blick zu haben, Exporte jeder Zeit ausführen zu können und um die Kommunikation insbesondere zwischen Projektsteuerung und allen anderen Beteiligten zu optimieren, werden Steuerungsmöglichkeiten, Administrationsmechanismen und eine Kommunikationsplattform einprogrammiert. Insbesondere die einfache Kommunikationsplattform soll Wege verkürzen und wichtigen Informationen zur Verfügung stellen.

Insgesamt wird angestrebt, eine maximal flexible Verarbeitung zu gewährleisten, die in jeder Phase kontrollierbar und steuerbar bleibt.

Vorteile zu bisherigen Abläufen:

  • Zentrale Datenvorhaltung, zentrale Sicherung und Verarbeitung
  • KEINE Datentransporte und Softwaretransporte notwendig (Erfassungsmasken zum Erfasser, Daten zurück etc.)
  • KEINE Software notwendig (nur Browser)
  • Alle Projektschritte (außer Scan) sind zentral erfasst, dokumentiert und gesichert
  • Projektkontrolle durch alle zu JEDEM ZEITPUNKT PUNKTGENAU möglich
  • Schnelle und unkomplizierte Bearbeitung der zu vercodenden offenen Fragen durch automatische softwaregesteuerte Anzeige- und Eingabefelder
  • Wieder verwendbares System auch für andere Projekte
  • Verarbeitung der Fragebögen sofort nach Lieferung, Scan und Import in DB möglich
  • Alle Fragebögen sind von allen Seiten (Erfasser, Coder, Priskon etc. etc.) sofort zugänglich
  • Durch Knopfdruck kann der Stand der Bearbeitung sowie Qualität der Fragebögen geprüft werden
  • Auswertung der Arbeitstunden, Nachverfolgungsmöglichkeiten bei defekten Fragebögen

2. Stichpunktartige Funktionsübersicht

Allgemein

 

  • Web-basiertes Online-System benutzbar über Browser via Internet- keine Softwareinstallationen bei Rechnern vor Ort notwendig- zentrale Datenhaltung und Datenbackups
  • Linux/Unix basierte OpenSource-Komponenten
  • Backups bei Priskon im optischen Archiv für alle Jahre
  • Serverhosting und Serverzugang >=10 MBit bei Priskon
Benutzersteuerung

  • Benutzersteuerung mit funktionellen Zuordnungen und Berechtigungen
  • Abspeicherungen/Änderungen an Datensätzen durch Benutzer werden geloggt
  • Online- / Arbeitszeiten von Benutzern werden geloggt
  • Administrationsschnittstellen und Masken ermöglichen leichte Verwaltung von Benutzern, Kennwörtern und Berechtigungszuordnung
  • Verwaltung von Benutzerrechten
Erfassung und Vercodung
  • Datenerfassungs-, Vercodungs- und Controllingmasken zur Bearbeitung
  • Fragebögen werden online in Fragenausschnitten oder Seitenansicht während der Eingabe automatisch korrekt angezeigt
  • Fragebögen werden online in Fragenausschnitten oder Seitenansicht während der Eingabe automatisch korrekt angezeigt
  • Code- und Tabellenwerte aus Listen werden ansprechend in gesteuerten DropDown-Felder dargestellt und zur Auswahl gestellt
  • Ergänzung der Eingabemasken durch Wertebereiche (zwingende Vorgaben) und Plausichecks (Plausibilitätsprüfungen) bei Abspeicherung eines Fragebogens
  • Auffällige Anzeige von Fehlern im Fragebogen innerhalb der Erfassungs- und Verbesserungsmaske
  • Anzeige des gescannten Fragebogenbildes mit Bildausschnitt der entsprechenden Frage in der Bearbeitungsmaske
  • Offene Fragen gescannter Fragebögen werden zielgenau angesprungen, am Monitor dargestellt und können durch Code-Eingabefelder ergonomisch vercoded werden
  • Fragebogenprüfung extra auf Knopfdruck zu jedem Zeitpunkt möglich mit Statistik und Abarbeitungfunktion (jeder durchgefallene Fragebogen wird au- tomatisch in die Sichtung aufgenommen)
Administration

  • Prüfung aller nicht abgeschlossenen Fragebögen nach Plausicheckfehlern und Abweichungen von Wertebereichen auf Knopfdruck
  • Plausicheck- und Wertebereichstabelle mit Administrationsmaske für schnelle Anpassungen auch während eines Projektlaufes
  • Zugang zur Exportschnittstelle und Importschnittstelle
  • Kommunikationsmaske zur Erfassungen und Verteilung von Meldungen, Informationen und Hinweisen an alle oder spezifische Benutzer
Exportschnittstelle

  • Export aller und einzelner Fragebogen-Daten
  • Export von aktuellen Plausichecklisten aus Live-System
  • Export von erfassten / geloggten Benutzerdaten
Importschnittstelle

  • Importschnittstelle für gescannte Fragebögen (aus „aller Welt“)
  • Importfunktion des kompletten bestehenden Tabellenbandes und Codebücher aus Excel (zu jeder Zeit in Sekunden übertragbar)
Kommunikationsplattform

  • Allzeit zugängliche und einfach bedienbare Bug- und Feature-Meldeliste
  • Meldesystem und Kommunikationsplattform vom Projektleiter zum Coder und Erfasser
  • Integriertes Webmail-System zur erweiterten Kommunikation
  • Meldungsarchiv

3. Schematischer Datenfluß

Die besondere Effizienz dieses Systems soll unter anderem durch den sehr kurzen und strukturierten Datenfluß gewährleistet werden.

oqmsskizze
Erklärung der Skizze

Die Fragebögen werden nach Erfassung und Ankunft am Marktfoschungsinstitut zur digitalen Erfassung (Scan und OCR) zu Priskon geschickt. Dort werden die Fragebögen im ersten Schritt gesichtet, ggf. vorsortiert, gepresst und im Anschluss seitlich (Bindung) beschnitten.

Aufgestapelt gehen die getrennten Fragebögen in den Rollen-Scanner und werden mit 200 dpi eingescannt, geloggt, mit speziellen Dateinamen und mit einem unsichtbaren Marker versehen, was es ermöglicht, alle Einzelseiten des Scans eindeutig zu einem Fragebogen zuzuordnen und so zu gewährleisten, dass die Fragebögen auch im nächsten Schritt wieder als Formular erkannt werden.

Direkt aus dem Scanner werden die Bild-Daten automatisch in einen HOT-Folder kopiert, in dem durch eine eigenen Programmierung die Fragebögen nach vorher festgelegten Kriterien erkannt werden. Das Ergebnis dieser Erkennung (Daten) wird in einer ASCII-Datei oder direkt in einer Datenbank gespeichert.

Um die Korrektur im Browser zu vereinfachen und um nur kleine Datenmengen via Internet übertragen zu müssen (und damit schnellere Darstellung im Browser zu ermöglichen) werden die Bilddaten im Anschluss in ein verlustfreies GIF-Format mit 100-150 dpi umgewandelt.

Die so erhaltenen Bild- und Erfassungs-Daten können dann über die Importschnittstelle in das Live-System übernommen werden. Dies passiert täglich nach einem Produktionstag und einer OCR-Nacht, so dass nach kurzer Vorlaufzeit (max. 1 Tag) bereits Daten aus den gelieferten Fragebögen im System verfügbar sind.

Im System können diese Daten dann sofort bearbeitet werden. In aller Regel werden die einzelnen Fragebogenseiten dann nach Plausicheck und Werteprüfungen durchgegangen, offene Fragen ergänzt, fehlende Daten nacherfasst und vercodet. Nach erfolgreicher erneuter Prüfung können diese Fragebögen dann als fertig markiert werden und stehen damit auch zu Exporten zur Verfügung.

4. Screen-shots

Um einen ersten groben Eindruck von dem OQMS vermitteln zu können, zeigen wir hier einige Screen-Shots aus der Programmierung und Testphase. Bei Interesse richten wir Ihnen gerne einen Zugang zur aktuellen Software ein.

Login:

Benutzernamen und Passwort können über Administrationsportal angelegt, geändert und gelöscht werden. Dieses Portal unterstützt die Benutzerpflege aller Benutzer-Konten, sowie Berechtigungen einzelner User.

OQMS_Login2
Erfassung:

Maske zur Vergleich der gesannten Original-Belege, und der erkannten Texte und Antowrten. Hierbei werden Plausibilitäts- und Erkennungs-Fehler markiert und können gleichzeitig bearbeitet und korrigiert werden.

OQMS_Erfassung2
Memo:

  • Integriertes Webmail-System zur erweiterten Kommunikation
  • Meldungssystem, das den Benutzer nach Anmeldung die an ihn gerichteten neueste Meldungen, Informationen und Hinweise zur Registrierung anzeigt
  • Meldungsarchiv
OQMS_Memo2
Admin:

Administrationsplattform zur Anlage und Editierung der Fragebögen. Hierbei wird jeder Einzelfrage ein Fragetyp, sowie die Anwortoptionen zugewiesen.

OQMS_Admin2
Codeplan:

Codeplan zur Vercodung der offenen Fragen. Der Codeplan kann direkt editiert, oder von Vorlage (CSV/Excel) im- und exportiert werden.

OQMS_Codeplan2